Polisa w koszty – 75 czy 100 procent? Jak rozliczyć ubezpieczenie?
Polisa nie jest rozliczana według wyboru „75 czy 100 procent”. Składkę OC można co do zasady zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w 100%, natomiast składka AC podlega limitowi związanemu z wartością samochodu. Limit 75% dotyczy wydatków eksploatacyjnych auta, a nie ubezpieczenia.
OC i AC – jakie limity obowiązują?
W przypadku OC wysokość kosztu nie zależy od wartości samochodu. Składka tego ubezpieczenia nie jest też objęta limitem 75% stosowanym przy niektórych wydatkach związanych z używaniem samochodu. Jeżeli polisa ma związek z działalnością gospodarczą, przedsiębiorca ujmuje składkę OC w kosztach w pełnej wysokości.
Inaczej rozlicza się AC. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT, do kosztów nie zalicza się tej części składki, która przekracza proporcję, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Limit przelicza się na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia.
| Rodzaj ubezpieczenia | Limit w kosztach | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| OC | Co do zasady 100% składki, bez limitu 75% i bez limitu wartości samochodu | Ustawa o PIT, zasady dotyczące kosztów uzyskania przychodu |
| AC | Do wysokości proporcji 20 tys. euro do wartości auta przyjętej do ubezpieczenia | Art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT |
Przykładowo, jeśli wartość samochodu przekracza równowartość 20 tys. euro, tylko część składki AC będzie kosztem. Proporcję oblicza się według wzoru: równowartość 20 tys. euro w złotych podzielona przez wartość samochodu, a następnie pomnożona przez wysokość składki AC.
Ograniczenie dotyczy ubezpieczeń, których składka jest ustalana na podstawie wartości pojazdu, przede wszystkim autocasco. Jeżeli wysokość składki zależy od innych kryteriów, sam limit wartości samochodu nie musi mieć zastosowania. Dlatego przy nietypowych polisach znaczenie mają konkretne warunki umowy.
Jak zaksięgować polisę w KPiR?
Polisa ubezpieczeniowa może być dowodem księgowym, jeśli zawiera dane pozwalające zidentyfikować operację gospodarczą. Powinna wskazywać między innymi strony umowy, przedmiot ubezpieczenia, wartość składki oraz datę wystawienia lub zawarcia umowy. W dokumentacji powinny znaleźć się także podpisy osób uprawnionych, jeżeli są wymagane dla danego rodzaju dowodu.
Składkę ujmuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dacie wystawienia polisy. Jeżeli dokument nie ma odrębnej daty wystawienia, przyjmuje się datę zawarcia umowy. Wynika to z zasad określania momentu poniesienia kosztu wskazanych w art. 22 ust. 4 i art. 22 ust. 6b ustawy o PIT.
Rozłożenie płatności na raty nie zmienia momentu księgowania. Roczną składkę można ująć jednorazowo w całości, nawet gdy przedsiębiorca reguluje ją zgodnie z harmonogramem w kilku ratach. Raty wpływają na sposób zapłaty, ale nie rozbijają automatycznie kosztu na poszczególne terminy płatności.
Przed wpisaniem polisy do KPiR sprawdź następujące elementy dokumentu:
- Strony umowy – dane przedsiębiorcy i ubezpieczyciela.
- Przedmiot operacji – wskazanie pojazdu oraz rodzaju ubezpieczenia.
- Wartość składki – kwota wynikająca z polisy i ewentualny podział na OC oraz AC.
- Data dokumentu – data wystawienia albo zawarcia umowy.
- Podpisy uprawnionych osób – jeżeli są wymagane dla dokumentu księgowego.
Przy polisie obejmującej jednocześnie OC i AC trzeba rozdzielić składki. OC rozlicza się w pełnej wysokości, a część AC podlega proporcji wynikającej z limitu 20 tys. euro. Nie należy stosować do całej polisy automatycznego ograniczenia do 75%.
Polisa w koszty – najważniejsza zasada
OC to co do zasady 100% kosztu, AC podlega limitowi 20 tys. euro, a całą składkę roczną można ująć jednorazowo w dacie wystawienia lub zawarcia polisy. Procent 75% odnosi się do określonych wydatków eksploatacyjnych samochodu, nie do składek ubezpieczeniowych.
Artykuł nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W przypadku nietypowej polisy, samochodu wykorzystywanego w kilku celach lub wątpliwości dotyczących proporcji kosztu warto skonsultować rozliczenie z księgowym lub doradcą podatkowym.
